Teknifik – en teknikblogg för ett roligare digitalt liv av Elin Häggberg

Reklamsamarbete med Företagarna

Som företagare är det viktigt att vara så effektiv som möjligt för att hela tiden se till att ingen dyrbar tid spills på onödigt jobb. Det finns ju som tur är massor med teknik och digitala tjänster idag som underlättar för dig som driver företag.

Jag håller ju just nu på och skriver en bok om att starta och driva eget i den digitala tidsåldern och därför kändes det ju perfekt när Företagarna hörde av sig och undrade om vi skulle samarbeta. Företagarna företräder över 70 000 företagare och erbjuder nätverk, kunskap och praktisk hjälp för företagare.

Jag är ju både tekniknörd och egenföretagare och vill såklart gärna dela med mig av alla mina bästa techtips för företagare!

Det är ju inte bara stora företag som kan tjäna på att digitalisera. Alla företag idag kan effektivisera och driva sin business smartare med tekniken som hjälp.

1. Jobba i molnet

Det finns många fördelar för företagare idag att jobba så molnbaserat som möjligt. Kom åt dina filer var du än är, sov tryggt när du vet att dina filer är uppbackade om något skulle hända med din dator och jobba enkelt med samma filer tillsammans med dina kollegor.

Google Drive gör det möjligt för dig att dela och samarbeta kring viktiga filer och dokument med medarbetare och samarbetspartners. Med de inbyggda kontorsprogrammen Docs och Sheets blir det enkelt att samarbeta både kring textdokument och kalkylark. Givet för dig som har en Chromebook-dator.

Med Dropbox kan du och dina medarbetare ha delade mappar som automatiskt synkar både mot internet och mot era datorer. Det gör att alla alltid kan komma åt de senaste dokumenten. Stor fördel att det funkar både på Mac och PC.

Om ditt företag är Windows-baserade och du använder Office-sviten är också Microsoft egna OneDrive ett bra alternativ för att enkelt samarbeta, synka och säkerhetskopiera filer i molnet.

För att kunna använda molntjänster effektivt i ditt företag kan du behöva välja ett betalprenumeration för att få tillräckligt med utrymme.

2. Håll ordning på projekten med Trello

Trello är ett fantastiskt, gratis projektplaneringsverktyg som kan förstås som en digital version av anslagstavlor med listor och post-itlappar.

Varje projekt kan ha en egen ”board”, på den har du olika listor, på listorna skapar du kort. Korten kan enkelt flyttas mellan listor genom att klicka och dra.

Varje kort kan fyllas på med information, checklistor och deadlines. Du kan samarbeta med team på boarden och tillskriva olika personer till olika kort.

Trello är lätt att förstå, lätt att komma igång med, det finns massor med tutorials på youtube och appen är faktiskt riktigt grym.

3. Håll dina möten digitalt genom videosamtal

Att träffas ansikte mot ansikte är ju grymt för att bygga affärsrelationer och skapa samarbeten. Men det är ofta effektivt att träffas ansikte mot ansikte digitalt. Det sparar in på restid, är bättre för klimatet än flyg/bil och gör att du kan jobba mer platsoberoende.

Se till att skaffa företagskonto på en videosamtalstjänst. Populära alternativ är till exempel Skype for business, Zoom, Microsoft Teams eller Google Meet. Då kan du enkelt bjuda in den du ska ha mötet med via en mail-länk och ni slipper krångla med program och användare.

Så ser du proffsigare ut i videomötet

För att se så professionell och trevlig ut som möjligt i dina videomöten kommer här några snabba tips:

1. Se till att datorn kommer upp en bit. Det finns ställ man kan använda eller så kan du ställa den ovanpå en låda eller hög med böcker. Om du har höj/sänkbart skrivbord kan du höja det en bit när du sitter på en stol.
2. Bra ljus är viktigt! Ställ datorn i ett fönster eller i en vinkel så du får fönstrets ljus i ansiktet. Eller investera i en enkel LED-lampa.

4. Köp en LED-lampa

Vi bor i ett mörkt land och det kan ställa till det när du ska ha videosamtal, fota något till sociala medier eller spela in video.

En enkel LED-lampa med fast ljus är något jag tycker alla smarta företagare ska ha i sin teknikpark. Till exempel den här ovan som kan sättas på ett stativ eller ovan på en kamera.

Jag har ett fotoset med två softboxar på stativ som kommer i en smart väska. Tar upp lite mer plats men funkar toppen.

5. Skaffa en USB-mikrofon

En annan bra teknikpryl att ha i sin arsenal är en USB-mikrofon. Den kopplar du alltså direkt in i datorn och kan använda för bättre ljudkvalité på videosamtal, om du vill göra en egen podd eller blir intervjuad i en podd, för att spela in videos eller e-kurser.

Blue yeti (bilden) är en favorit för många eftersom den dessutom är så snygg på skrivbordet.

6. Använd mediaspelare för att trådlöst ansluta till storbild

Vem har inte varit på ett möte där det börjat krånglas med HDMI-sladdar, adaptrar och datorer som inte vill ansluta. Ett bra sätt att slippa sladdar och där du lätt att byta mellan olika datorer under ett möte är med en mediaspelare.

Om kontoret använder Mac är Apple TV det givna valet.

För PC användare finns flera varumärken att välja på t.ex. Cood-e TV, Xiaomi Mi Box eller Google Chromecast (du behöver Chromecast webbläsare för att kunna spegla din datorskärm till TV:n).

7. Använd Slack för kommunikation med medarbetare och team

Många kontor idag fastnar i ett mailhelvete där allt från långa projektplaneringar till korta uppdateringar om ”fika finns i köket” belamrar inkorgarna. Milslånga mailtrådar man tillslut inte vet vem som är med i eller vem man svarar.

Att chatta på Messenger eller LinkedIn är stolpigt och viktig information försvinner snabbt långt bort i trådarna. Dessutom vill man ju inte bli störd när man är ledig av sina arbetskamrater.

Därför finns Slack! Det är en chatt-tjänst för teams där din arbetsplats eller en grupp du samarbetar med kan skapa en egen kanal. På er kanal väljer ni egna användarnamn, bilder och skapar olika chattrådar. Som #random, #firmafest, #London_Projektet och så vidare. Du kan förutom trådarna, som blir som forum-trådar, också ha privata och gruppchatter med olika personer.

Slack har massor med smarta integrationer med t.ex. kalender, Trello, Google Drive och mycket mer för att göra livet enklare. Fler företag borde använda Slack, helt enkelt. Dessutom är det gratis för små teams.

8. Ordning i mailkorgen

Precis som jag nämnde ovan så pågår det ofta ett grovt missbrukande av mail på många företag. Som egenföretagare blir du ofta också översvämmad av mail från diverse, blandat med privata mail, reklamutskick och gud vet vad.

Samtidigt är mailen ett av de bästa kommunikationsmedlen vi har som stått starkt genom alla sociala medier. Att få ordning på mailen och använda mail så som det är tänkt minskar stress, skapar struktur och hjälper dig hålla ordning på det som är viktigt.

Grunden är:

1. Inkorgen ska endas innehålla inkommande mail, precis som din vanliga postlåda. Varje dag ska du gå igenom mailen och sortera.
2. Svara snabbt på det som tar mindre än 2 min och planera in tid att svara på det som tar längre tid.
3. Arkivera alla mail som har hanterats.
4. Sikta på att inkorgen är helt tom (inbox zero) vid arbetsdagens slut.

Läs mer om att få ordning på mailen här.

9. Starta en maillista

På tal om mail – har du mailadresser till dina kunder? Skickar du ut värdefullt innehåll till dem?

Att ha en maillista är otroligt värdefullt eftersom det är en direktkanal till dina kunder. Tillskillnad från sociala medier där algoritmer bestämmer vilket innehåll dina följare kommer få se och inte.

De flesta byter dessutom mailadress väldigt sällan och nästan alla använder mail, och den siffran har som sagt legat stark genom sociala mediers födelse.

Undvik det klassiska nyhetsbrevet! Bidra inte till att fylla upp dina kunders inkorgar med reklamblad och kampanjer. Fundera istället på hur du kan ge värde till dina kunder och få dem att känna sig VIP, uppskattade och förstådda. Kanske kan du dela med dig av tips, insikter, bakom kulisserna, er tankeprocess, förstahandsinfo, specialerbjudanden eller något annat spännande? En bra tumregel är att först ge 80 % i värde för att sen i 20 % be om något (dvs sälja).

Kom ihåg GDPR – du får inte automatiskt skriva upp kunder på en maillista. De måste aktivt (genom att klicka i en ruta) ge sitt samtycke till att vara med. De måste också när som helst kunna säga upp sin prenumeration. Det är också viktigt att du är tydlig med hur maillistan kommer användas när du samlar in uppgifterna.

En bra, stabil och prisvärd mailtjänst är Mailchimp.

10. Gör mallar för allt

En viktig sak som digitaliseringen har medfört är möjligheten att automatisera och effektivisera. För företag så innebär det att tänka igenom alla processer och se var repetitionerna finns. Tumregeln är att om du behöver göra samma sak mer än två gånger så är det dags att se om du kan automatisera på något sätt.

Det enklaste sättet är att skapa mallar. I Photoshop och Illustrator kan du enkelt gör malldokument för alla typer av grafik som företaget behöver jobba med. Se till att alla färger, logotyper och andra grafiska element finns sparade i molnet. I Adobe finns Creative Cloud Librarys där du kan skapa och dela bibliotek i molnet med andra.

Skapa automatiserade bildredigeringar och exportinställningar i Photoshop eller Lightroom om ni jobbar med mycket bildmaterial.

Gör mallar för inlägg på sociala medier så att all kommunikation blir enhetlig och snygg.

För dig som inte är så avancerad när det kommer till bild, färg och form rekommenderar jag Canva där det finns många snygga, gratis mallar. Utifrån dessa kan du sen göra egna modifieringar med färger, bilder, typsnitt m.m. och på så vis fixa din egen mall.

Fler saker att ha mallar till:

• Alla typer av dokument som du skriver
• PowerPoint eller Keynote-presentation
• Mailsvar
• Projektplan (t.ex. i Trello, det går t.ex. att göra en mall-board som du kopierar till varje nytt projekt)
• Sortera mail automatiskt genom att lägga till filter och taggar

När du kartlagt ditt företag och ditt arbete kommer du kanske identifiera mer företagsspecifika delar som skulle kunna snabbas upp och automatiseras – kolla upp vilka tjänster och system som kan erbjuda bättre lösningar. Genom att använda styrkan i tekniken kan du frigöra mer tid till det du behöver göra: sälja, utveckla, nätverka, skapa!

11. Undersök om du använder alla möjligheter med ditt bokföringsprogram

Det kanske fortfarande finns en del som kör sin bokföring manuellt på papper – heja er! Men de flesta idag använder sig nog av någon typ av programvara. Även om du har en revisor eller byrå som sköter din bokföring så kan du ha nytt av att lära dig mer om tjänsten där din bokföring finns.

I populära Fortnox finns till exempel moduler för faktura, offert m.m. som du kan använda även om din byrå sköter den löpande bokföringen. På så vis kan du ta bort ett steg i processen.

Att lämna in kvitton digitalt via en delad mapp i Google Drive underlättar också ifall du är van att samla i pärm, påse eller låda.

Finns det en app där du enkelt kan scanna in kvitton och fakturor med mobilen? Kolla helt enkelt upp mer om vilka möjligheter som finns och om du verkligen utnyttjar programmet eller tjänstens fulla potential.

12. Undvik pappersarbete med automatisk tidrapportering och körjournal

Att sitta med penna och papper och fylla i körjournal eller arbetstider är tidkrävande och onödigt. Idag finns programvaror som på ett enkelt och smidigt sätt kan mäta och rapportera såväl arbetstid som hur mycket en bil har kört.

En populär app för att mäta tiden du arbetar som är poppis bland frilansare är Toggl.

Några tjänster för elektronisk körjournal är t.ex. Telliq eller Telia sense.

13. Lär dig enkla funktioner i ditt kalkylprogram (Excel etc)

Alla företagare behöver tänka på pengar, även om det kanske inte alltid är det roligaste. I ett kalkylprogram kan du skapa enkla men smidiga uträkningsmallar genom att lära dig några grundläggande funktioner.

Oavsett om du använder Excel, Numbers (mac) eller Google Sheets (online) så funkar det ungefär på samma sätt.

För att bygga en funktion i en ruta skriver du ett likamed-tecken ”=” för att få upp funktionsalternativen.

Den enklaste att komma igång med är ”SUM”, eller ”SUMMA”. Om du börjar skriva så kommer alternativet upp. Tryck enter. Sen väljer du vad du vill summera, t.ex. värdet av olika rutor.

På så vis kan du skapa interaktiva kalkylblad för att till exempel jämföra två olika prisnivåer beroende på antal sälj, experimentera med olika scenarier, skapa en budget som automatiskt räknar ut momsen m.m.

Här finns en tydlig och enkel tutorial (engelska) på youtube där du kan lära dig grunden i Google Sheets (men funkar väldigt snarlikt i alla program. Jag lovar att det är SÅ kul när man börjar få kläm på det och underlättar otroligt mycket.

14. Se till att du äger ditt namn på sociala medier och nätet

För de flesta företag är det inte prioriterat att vara aktiv på alla sociala medier. Men det kan ändå vara smart att se till att registrera ert företagsnamn på alla nätverken: facebook, instagram, twitter, snapchat etc.

Då riskerar ni inte att någon annan snor det och antingen utger sig för att vara er eller erbjuder sig att sälja tillbaka det dyrt. En dag kanske ni är redo att hoppa på ett nytt socialt medie och då är det tråkigt att inte kunna få sitt eget företagsnamn.

Dessutom så kan ju era kunder finnas på nätverket och försöka tagga er i sina poster. Då är det tråkigt om användarnamnet inte finns. Bättre i så fall är att ni har er logga, länk till hemsida och information om att kontot inte är aktivt men en hänvisning till var man kan hitta er.

Se även till att äga alla domännamn för ert företag. Både .se, .com och .nu. Om det finns en vanlig felstavning på ert företagsnamn kan det vara snyggt att köpa även den och bara rikta om den mot er vanliga hemsida.

15. Sätt ett autosvar på din Facebook-sida

Det blir allt vanligare att kunder väljer att kontakta företag genom Facebook Messenger på deras företagssida.

För att se till att den här värdefulla kontakten blir så bra som möjligt kan du välja ett automeddelande som personen får direkt när de skrivit. Dels så gör det att personen känner att den ändå fått kontakt, även om det är automatiskt, och du får en chans att ge lite inledande info innan du får tid att ge ett verkligt svar.

Automeddelandet kan se ut ungefär så här ”Hej och tack för ditt meddelande. Vi brukar ge svar på Facebook inom X timmar/dagar. Om din fråga gäller X kan du kontakta oss snabbare via X. Våra öppettider är X. Vi kommer svara på ditt meddelande så fort vi kan. (Detta är ett auto-svar).”

Se till att uppdatera meddelandet om många frågor om samma ska kommer in, eller om ni ändrar öppettider över helgerna eller liknande.

Här står det hur du aktiverar snabbsvar på en Facebook-sida.

16. Använd en tjänst för att schemalägga för sociala medier

Att som företag hinna med sina sociala medier kan ibland kännas övermäktigt. Men alla företag som gör det riktigt bra har en gemensam hemlighet: de schemalägger sociala medier-inlägg med en tjänst.

För Instagram finns till exempel populära Later. Hootsuite eller Buffer funkar även för Twitter och Facebook m.fl.

Avsätt tid varje vecka eller månad där du schemalägger sociala medier-inlägg för en längre period. Kolla även så att du inte missar någon viktig dag som kladdkakansdag, Talk like a pirate day eller andra viktiga högtider.

På sätt ser du till att företagets närvaro på sociala medier blir regelbunden och konsekvent. Glöm inte bort att interagera med dina följare också. Gå in regelbundet varje dag och lägg några minuter på att svara på kommentarer, gilla och vara närvarande.

Men var också lyhörd! Om något händer, t.ex. en stor olycka eller nationell nyhet, så kan det verka tondövt och okänsligt om ett schemalagt inlägg dyker upp samma dag. Sociala medier är en del av människor vardag och verkliga liv. Så var snabb på att avbryta kön, ändra om bland inläggen och dela något i stunden när det är läge. Eller avvakta med att dela eller posta tills nyhetsläget har lagt sig.

17. Tänk mobil först på din hemsida

Många lägger mycket krut och tid på att göra sin hemsida riktigt snygg när man besöker den i datorns webbläsare. Mobilversionen kommer lätt i andra eller tredje hand.

Idag använder allt fler mobilen för att surfa, många äger inte ens en egen dator. Se därför till att först tänka på mobilversionen av hemsidan och därefter datorvarianten. Detta förhållningssätt brukar bland webbdesigners och utvecklare kallas ”mobile first”.

Det viktigaste att tänka på med mobilversionen av din webbsida är att prioritera. Du har väldigt lite utrymme och besökaren har oftast rätt lite tålamod. Vad är det allra viktigaste som du vill att besökaren ska se? Det ska komma först. Vad är det viktigaste du vill att personen ska göra eller som det är troligt att besökaren vill göra? Till exempel ta kontakt, boka en tid eller hitta öppettider. Då ska en knapp för detta komma tidigt, helst utan att man ska behöva scrolla ned.

Tänk också på hur läsbar och lättnavigerad sidan är i mobilen. Ett enkelt test är att be någon du känner som passar målgruppen för ditt företag att gå in på sidan i mobilen medan du tittar över axeln. Ge personen ett uppdrag och se hur de navigerar, var de eventuellt fastnar och be dem säga vad de tänker medan de surfar. Är texten lättläst? Fattar personen var menyn är? Går det att hitta kontaktuppgifter?

18. Sökmotoroptimera din hemsida

Vad är sökmotoroptimering, eller SEO som det brukar förkortas? Jo det är olika åtgärder och strategier du kan använda för att se till att din hemsida hamnar högt upp på olika relevanta sökord och sökfraser på framförallt Google.

Bra SEO kan funka som världens bästa marknadsföring. Du lockar ständigt in nya potentiella kunder till din sida och ser till att alltid vara relevant för de som söker just dina tjänster.

Det är ingen raketforskning och det är inte heller något som du behöver betala dyra pengar för. Mycket kan du göra själv om du läser på lite.

Grundidén är att du först måste välja vad eller vilka sökord du vill optimera på. ”Billiga segelbåtar”, ”ekologisk frisör Örebro”, ”rekrytering industri” osv.

Därefter ska du se till att dessa nyckelord finns med i, bland annat:

• Webbsidans titel
• Första rubriken på sidan
• Invävt i första textparagrafen på sidan
• I alt-texten på bilder
• Strösslat i texten på förstasidan

För att ytterligare stärka din hemsidas SEO bör du skriva några artiklar eller blogginlägg. Mer om hur du optimerar blogginlägg kan du läsa i min guide här.

Eftersom Google föredrar sidor som ger högt värde, där besökaren spenderar lång tid och som uppdateras regelbundet är en liten företagsblogg med värdefulla inlägg GULD.

För att se hur det går med din SEO bör du aktivera Google Search Console för din webbsida.

19. Samla data på allt du kan

Det är populärt att prata om att jobba ”datadrivet”. Men när man inte är ett tech-, IT- eller större företag kan det kännas väldigt främmande och svårt.

Men i grunden handlar det om att ta digitaliseringens möjligheter till sig och börja se vilken data man kan samla in. Det kan till exempel vara:

• Statistik från er hemsida (hur många besökare, var kommer de ifrån, var bor de, vad har de googlat på, vilka sidor besöker dem etc)
• Statistik från sociala medier (kön, ålder, stad, vilka dagar är de mest aktiva)
• Resultat från mailkampanjer (hur många öppnade, hur många klickade, vad klickade de på).
• Resultat av kampanjer i sociala medier (vilken kanal funkade bäst, vilken drev mest försäljning, vilken funkade sämst)
• Data från butik (det finns t.ex. programvara som kan skapa ”heatmaps” som visar hur kunderna rör sig butiken).
• Data från kassa/ebutik (hur går försäljningen över längre perioder, vilka produkter säljer bäst, vilka säljer sämst, ökar efterfrågan på en viss produkt under en viss tid).

Titta också på företagets mål – vilken data skulle du behöva samla in för att bättre se om du jobbar mot målet? Ibland kan ett sådant här tankesätt göra att man börjar se vilka delar av verksamheten som kan och bör digitaliseras för att på så vis generera data enklare.

Ju mer data ni kan börja samla in nu desto bättre för då har ni mer att jobba med framåt, kan jämföra mellan månader och år och få nya insikter. Vilket leder oss till…

20. Analysera data och statistik regelbundet

Många företag samlar idag data utan att veta om det, t.ex. på sociala medier eller hemsida. Att bara samla datan hjälper ju inte om du inte regelbundet analyserar den och drar insikter från den.

Ett enkelt exempel är att se vilka tider på dygnet dina följare på sociala medier är mest aktiva. Publicerar du inlägg på dessa tider? Hur funkar de inläggen jämfört med andra?

Vilka inlägg under den senaste månaden har fått störst engagemang? Vad kan det bero på? Hur kan du göra mer av samma sak?

Om du ser att en produkt plötsligt säljer mycket mer än tidigare, kan du följa datan för att se vad det beror på? Har den omskrivits på en blogg? Finns det någon trend som plötsligt ökat intresset för produkten? Hur kan du dra nytta av detta till exempel genom en marknadsföringskampanj, event eller omstrukturering av webbshoppen?

Det här är ju rätt enkla exempel, men det kan vara bra att börja enkelt. Att sedan bli mer ”datadriven” handlar om att hela tiden utgå från data i alla beslut man tar framåt. När det är dags att expandera och anställa. När det är dags att byta riktning, utveckla en ny produkt eller tjänst. Om det finns stoppklossar och flaskhalsar i företaget som kan flyttas på eller öppnas.

Vill du ta del av fler bra tips för företagare? Klicka här! 👈

Är du företagare och sitter på fler grymma tekniktips? Dela med dig i kommentarerna 👇