Så undviker du att dina mail hamnar i spamfilter

undvik spamfilter skicka mail

Jag är en dedikerad medlem i team maila! Det innebär att jag föredrar mail för kommunikation framför till exempel chat eller telefonsamtal. Dessutom brukar jag lobba för att använda en maillista för kommunikation med ens kunder/följare. Att mail som jag skickar flaggas som skräppost och hamnar i andras spamfilter är därför något av en katastrof!

Om du mailat någon och aldrig fått svar så vet du inte om din kommunikation kommit fram. Du kommer gå runt och fundera i dagar på olika anledningar till varför du inte får svar?! Om mailet fastnat i spamfiltret kommer du kanske aldrig få veta heller.

För dig med en maillista för ditt företag eller blogg är det ju också supertrist om breven du lägger ned tid och energi på att komponera hamnar i skräpkorgen hos många av de som faktiskt valt att få dina mail!

Som tur är finns det åtgärder man kan göra för att undvika att den situationen uppstår.

Vad är spam?

Spam är egentligen en typ av konserverad skinka men i den digitala världen är det ett namn på irriterande och orelevanta massutskick med reklam, bedrägerier eller annat som vi helt enkelt inte vill ha i vår inkorg.

Vi delar med oss av våra mailadresser i en mängd olika databaser hela tiden, till exempel när vi går med i en kundklubb, skriver upp oss på en tjänst eller köper något online. Vissa av dessa databaser har läckt ut eller hackats och säljs sedan på svarta marknaden till spam-skapare. I andra fall har de sålts och köpts, kanske flera gånger om.

Resultatet blir iallafall att våra inkorgar bombarderas dag ut och dag in av skräppost. Vi har vunnit en miljon dollar, vår gamle farbror har lämnat oss ett arv, heta deals på skönhetsoperationer eller läkemedel och så vidare.

Ju bättre våra spamfilter har blivit desto hårdare jobbar spammarna på att komma igenom. Vilket gör att även helt hederliga och sjyssta mail också drabbas och fastnar i nätet.

Vad reagerar ett skräppostfilter på?

Olika mailtjänster har spamfilter som funkar på lite olika sätt. Men förenklat finns det en rad olika kriterier som används för att granska inkommande mail.

Några saker som kan tala om för ett filter att ett mail är spam är:

  • Avsändarens mailadress har flaggats som spam tidigare
  • Avsändarens IP-adress har flaggats för spam tidigare
  • Rubriken eller mailtexten innehåller mycket versaler och utropstecken
  • Till-fältet innehåller inte namnet på mottagaren
  • Rubriken eller mailtexten innehåller ett eller flera triggerord som: gratis, vinnare, bara för dig, pengar, miljoner osv
  • Mailets innehåll innehåller med HTML-formatering eller bilder än vanlig text
  • Texten är konstigt eller slarvigt formaterad. Till exempel att texten kopierats från ett word-dokument, innehåller olika storlekar på text, innehåller text med olika färg och så vidare.
  • Suspekta bilagor och länkar

Så undviker du att flaggas som skräppost och hamna i spamfilter

spamfilter undvika email
Image by rawpixel.com

Skicka från och till riktiga namn

För det första är det bra att sätta ditt namn på adressen du skickar ifrån, inte bara till exempel namnet på ditt företag. Så ”Elin Häggberg på Teknifik” är bättre än bara ”Teknifik”.

I maillisttjänster som Mailchimp finns möjligheten att registrera för- och efternamn tillsammans med mailadressen när personer väljer att skriva upp sig. Sedan när du skickar kan du se till att mailet skickas med namnet som mottagare, vilket hjälper mailprogrammet att se att du har tillåtelse att skicka ut mailet.

Det är även därför många nyhetsbrev använder en funktion för att lägga in ditt namn i rubriken ”Hej Elin”.

Välj en relevant rubrik

Se till att rubriken stämmer överens med innehållet och undvik ord eller fraser som kan verka ”spammiga”. Skriv hellre: ”Nytt inlägg och tankar om sommaren” istället för ”Tipsen inför sommaren du inte vill missa”.

Om rubriken på mailet är för mycket klickbete och innehållet inte överensstämmer med det som utlovats kan det ge negativa reaktioner från mottagarna. Vilket kan resultera i att mailet hamnar i skräppostkorgen.

Se över din mailsignatur

Många väljer att ha HTML-kodade mailsignaturer, logotyper och massvis med loggor/bilder. Det kan se snyggt och häftigt ut men riskerar att stoppa dina mail i spamfiltret.

Om du till exempel bara skickar ett kort mail så kan mängden HTML-formaterad text bli större än text i mailet vilket är en trigger. Om HTML-koden är skriven på ett felaktigt sätt kan även detta sätta stopp.

Var försiktig när du kopierar och klistrar in text till ditt mail

Ofta när vi kopierar och klistrar in text i mail så tar vi med formateringen också. Det vill säga textstorlek, färg, typsnitt och även dolda koder som säger om texten är en rubrik, brödtext, länk eller punktlista.

Detta kan bidra till att dina mail hamnar i spamfiltret!

Så när du klistrar in högerklicka och välj ”klistra in och matcha formatering”, då klistras bara texten in och anpassar sig till formateringen du redan har i mailet. På Mac kan du använda kortkommandot shift-alt-cmd-V.

I vissa program kan du klicka i ett alternativ för att ”klistra in ren text” eller markera den inklistrade texten och välja ”radera formatering”.

Rensa ut maillistan från inaktiva eller ointresserade mottagare

Om du har en maillista du använt länge så kan vissa mailadresser blivit inaktiva eller helt slutat öppna dina mail. Tjänster för mailutskick brukar kunna flagga sådana här adresser så att du kan ta bort dem från listan.

Många inaktiva adresser på en maillista är nämligen en trigger som spamfilter kan reagera på. Så se till att bara maila personer som vill ha dina mail och som öppnar dem.

Lycka till med mailandet! #teammaila för evigt 📧

26 reaktioner på ”Så undviker du att dina mail hamnar i spamfilter”

  1. Ann Pettersson

    Tack för matnyttiga tips! Vi haren nystartad förening som främjar kreativa kvinnor och transpersoner och jag har haft stora problem med att nå fram till mina 145 registrerade medlemmar genom massutskick. Jag har ingen tidigare erfarenhet. Jag har kollat på mxtoolbox.com och andra ställen och vi verkar åtminstone inte vara svartlistade…puh!
    Om jag följer dessa råd i framtiden, borde det ordna sig då? Eller kan vi liksom vara ”flaggade” ändå, trots ingen svartlistning?
    Kanske är det så att om jag en gång blockats helt eller hamnat i spamfoldern hos en mottagare så kommer jag stämplas som spam i framtiden också? Förlåt om jag inte förklarar detta så bra, jag är helt ny på detta, haha! Kan jag alltså vara flaggad hos en mottagare? Vi har en FB grupp och där har jag bett alla lägga till adressen i sina kontaktlistor men det är svårt att nå fram till alla.
    Vi brinner för att uppmuntra all kreativitet, nyfikenhet och passioner hos våra medlemmar. Det vore en dröm att boka dig som föreläsare i framtiden när vi har ekonomisk möjlighet! Stort tack för ditt informativa inlägg, jag vore mycket tacksam om du kunde ge mig råd enligt spörsmålen ovan!
    Mvh
    Elisabet

    1. Hej! Om de ni skickar ut till lägger till som kontakt borde ni inte hamna i spam. Använder du en mailtjänst eller skickar du vara direkt med alla mottagare i ”till”-rutan? Jag skulle rekommendera att använda Mailchimp eller Tiny letter för att skicka ut mailen om ni inte ha någon tjänst för det. De gör olika åtgärder för att försöka undvika att hamna i spam.
      Men eftersom du skriver att ni har svårt att nå ut via mail så gissar jag att du använder en tjänst där du ser öppningsgrad på mailen? Så du vet att det är spam-filtret som är problemet och inte något annat?
      Vad kul att ni vill uppmuntra era medlemmar till så bra grejer. Det vore ju jättekul om det gick att få till en föreläsning någon gång i framtiden. Vi håller tummarna!

      1. Oj, haha… Jag är så pass oinformerad att det är många ord du använder som jag inte förstår…XD Men jag ska försöka svara.
        Jag har ett mailkonto på One.com som jag skickar från. Jag lägger till alla mottagare i Bcc rutan och skriver min egen email i Till rutan. Man måste göra så pga nya GDPR, mottagarna får inte se varandras adresser. Jag har hört att man inte ska lämna Till rutan tom.
        Jag kan inte se öppningsgraden på mejlen, vad finns det för sådana tjänster? Jag vet att vissa inte kommer fram på grund av information från medlemmar som inte fått mejlen. Jag misstänker det också pga oväntat låg respons på utskick.
        Tjänsterna du nämner, är de dyra?
        Tack så mycket för svar!

        1. Jag förstår! Jättebra att du använder bcc, precis som du säger viktigt utifrån GDPR.
          Jag skulle i så fall rekommendera att du kollar in Mailchimp eller kanske ännu hellre deras förenklade tjänst Tiny letter. Det är helt gratis upp till 2000 prenumeranter och du får statistik på hur många som öppnar mm. Kan vara skönt så du slipper undra…
          Kanske värt att prova iallafall! Om du inte gillar det kan du ju alltid gå tillbaka till ditt gamla sätt.
          Lycka till!

          1. Fantastiskt! En sådan gratistjänst skulle underlätta enormt! Stort Tack för din hjälp Elin!

          2. Nu har jag kikat lite, fantastiska verktyg!
            En fråga: för att använda Mailchimp eller Tiny letter, måste jag då först få mina medlemmar att ”subscribe” på mina nyhetsbrev? Kort sagt så måste jag kontakta alla och de måste välja ”subscribe” för att tjänster som att ’se öppningsgrad’ ska fungera, eller?

  2. Ann Pettersson

    En fråga till: Om jag skriver hela texten i samma textstorlek men har vissa ord fetade, skulle det ge högre spam poäng?
    Tack igen!
    mvh
    Elisabet

  3. Vi har ett företag där vi svarar våra kunder via mail från vår hemsida . Nu plötsligt hamnar våra svar till nästan alla kunder i deras skräpkorg. Många kollar ju inte där utan de tror att vi är slöa som inte svarar och vi förlorar kunde på detta. Jag är förtvivlad och vet inte vad jag skall göra.
    Jag har kollat och vårt mail har blivit listat som spam på backscatter.org

    1. Vad tråkigt! Jag tror det enklaste vore att byta till en annan mailadress kanske? Som inte är blockad. Och se till att mailen ni skickar inte innehåller några av ”spam-markörerna” jag listade i inlägget. Kolla annars med er webhost om de kanske har någon idé som kan hjälpa?

  4. Pingback: Kom igång med maillista och nyhetssbrev - Teknifik

  5. Tack för bra inlägg, men: Jag tycker jag gör allt det du skriver men har de senaste veckorna, sen sommaren ungefär, haft problemet att jag hamnar i skräpposten hos mycket etablerade kontakter som jag har haft mejlkontakt med i flera år och där kontakten är dubbelriktad. Från ena dagen till den andra börjar jag hamna i skräpposten hos dem. Tycker verkligen jag sköter mig så jag fattar ingenting! Det är som om cyberrymden har fått coronaskräck och infört lockdown för mina mejl! Hör andra med liknande erfarenheter senaste tiden. Något du har stött på eller hört om, Elin?
    Allt gott!
    Sara

    1. Hej! Det låter ju sjukt störigt. Vilken leverantör har du för mailen? Om du har din mail på ett webbhotell så kan det vara deras server som blivit ”svartlistad” för att någon annan som har konto där skickar spam. I så fall kan du be din leverantör om hjälp!
      Vet inte riktigt annars varför det blivit så… sorry. Men förstår att det blir problem. Händer mig ibland också att gmail placerar mail från personer jag har en pågående konversation med i skräpkorgen, jättestressigt!!!
      Önskar jag kunde vara till mer hjälp!

      1. Sara Norrby Wallin

        Tack för svar, ändå, Elin. Har bett min IT-kontakt om hjälp med att kika på saken. Ska också snart byta leverantör, får se om det blir bättre eller sämre av det! 🙄
        Allt gott!
        Sara

  6. Hej Elin!
    Tack för jättebra och matnyttiga tips!
    Jag har nyss bytt avsändarkonto för mina nyhetsbrev (ca 1000 mottagare), har nu ett onmicrosoft-konto. Upplever att problemet med Mail som inte kommer fram/hamnar i skräpposten snarare ökat. Funderar på att byta till Mailchimp. Nu måste jag inom kort byta webhotell då mitt nuvarande lägger ner. Har du tips om vad jag ska välja? Gärna ett med bra nyhetsbrevssystem.
    Vänliga hälsningar
    Maria

    1. Hej! Jag använder själv Mailchimp och även Mailchimp har lite problemet att mail hamnar i spam-filter. Det är svårt att helt komma ifrån tror jag.
      Jag har nu webbhotellet Oderland som jag är väldigt nöjd med, men har ingen koll på om och i så fall hur deras nyhetsbrevstjänst funkar.
      Så vågar inte riktigt rekommendera något som jag inte testat själv. 😬
      Så du får tyvärr fortsätta med egen research och jämföra alternativ och fråga efter mer input, är jag rädd. ❤️

  7. Hej!
    Tack för detta! Hoppas det hjälper mig. Att mina mejl hamnar i spam hos andra sker bör jag söker jobb (!!!) Och det här lett till att vissa organisationer inte får mina ansökningar :'( . Har du några extra tips till mejl som detta? När man skickar mig till adresser som inte har namn (som heter t ex ansokan@…). Hoppas allt detta kan hjälpa mig!

  8. Hej
    Vår teliamail har på något sätt blivit svartlistad så vi har bytt till gmail och då funkar det
    MVH Britt/sykulan maskinbroderi

    1. Alltså du KAN ju ha en bild i signaturen utan att hamna i spam-filter, det är bara att köra. Du får väl hålla utkik för bara om det verkar som att många mail hamnar snett?
      Se till att filnamnet inte innehåller några konstiga ord och att bilden är i rätt format (inte för stor) bara. JPG borde funka bäst som format. Lycka till!

Lämna en kommentar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

SÖK

PLUS

Gör som 2000+ andra och prenumerera på Teknifik Plus. Ett mailutskick med uppdateringar, tekniktips, trender och nyheter från mig.

ELIN HÄGGBERG

Hej och välkommen till Teknifik!

Jag heter Elin Häggberg och är journalist, medievetare och teknikälskare.

Teknik ska inte vara krångligt och svårt!

Min drivkraft är att hjälpa dig få ett roligare och enklare digitalt liv.

Här kommer några favoritinlägg att börja med

Klicka på rubriken för att komma till inlägget. Kul att du är här!
Enkla knep du kan börja med redan idag
Tips, hacks och bra grejer att veta.
Lär dig allt om de färgglada figurerna
Låt mig hjälpa dig med din Insta-fundering