Så undviker du att dina mail hamnar i spamfilter

undvik spamfilter skicka mail

Jag är en dedikerad medlem i team maila! Det innebär att jag föredrar mail för kommunikation framför till exempel chat eller telefonsamtal. Dessutom brukar jag lobba för att använda en maillista för kommunikation med ens kunder/följare. Att mail som jag skickar flaggas som skräppost och hamnar i andras spamfilter är därför något av en katastrof!

Om du mailat någon och aldrig fått svar så vet du inte om din kommunikation kommit fram. Du kommer gå runt och fundera i dagar på olika anledningar till varför du inte får svar?! Om mailet fastnat i spamfiltret kommer du kanske aldrig få veta heller.

För dig med en maillista för ditt företag eller blogg är det ju också supertrist om breven du lägger ned tid och energi på att komponera hamnar i skräpkorgen hos många av de som faktiskt valt att få dina mail!

Som tur är finns det åtgärder man kan göra för att undvika att den situationen uppstår.

Vad är spam?

Spam är egentligen en typ av konserverad skinka men i den digitala världen är det ett namn på irriterande och orelevanta massutskick med reklam, bedrägerier eller annat som vi helt enkelt inte vill ha i vår inkorg.

Vi delar med oss av våra mailadresser i en mängd olika databaser hela tiden, till exempel när vi går med i en kundklubb, skriver upp oss på en tjänst eller köper något online. Vissa av dessa databaser har läckt ut eller hackats och säljs sedan på svarta marknaden till spam-skapare. I andra fall har de sålts och köpts, kanske flera gånger om.

Resultatet blir iallafall att våra inkorgar bombarderas dag ut och dag in av skräppost. Vi har vunnit en miljon dollar, vår gamle farbror har lämnat oss ett arv, heta deals på skönhetsoperationer eller läkemedel och så vidare.

Ju bättre våra spamfilter har blivit desto hårdare jobbar spammarna på att komma igenom. Vilket gör att även helt hederliga och sjyssta mail också drabbas och fastnar i nätet.

Vad reagerar ett skräppostfilter på?

Olika mailtjänster har spamfilter som funkar på lite olika sätt. Men förenklat finns det en rad olika kriterier som används för att granska inkommande mail.

Några saker som kan tala om för ett filter att ett mail är spam är:

  • Avsändarens mailadress har flaggats som spam tidigare
  • Avsändarens IP-adress har flaggats för spam tidigare
  • Rubriken eller mailtexten innehåller mycket versaler och utropstecken
  • Till-fältet innehåller inte namnet på mottagaren
  • Rubriken eller mailtexten innehåller ett eller flera triggerord som: gratis, vinnare, bara för dig, pengar, miljoner osv
  • Mailets innehåll innehåller med HTML-formatering eller bilder än vanlig text
  • Texten är konstigt eller slarvigt formaterad. Till exempel att texten kopierats från ett word-dokument, innehåller olika storlekar på text, innehåller text med olika färg och så vidare.
  • Suspekta bilagor och länkar

Så undviker du att flaggas som skräppost och hamna i spamfilter

spamfilter undvika email
Image by rawpixel.com

Skicka från och till riktiga namn

För det första är det bra att sätta ditt namn på adressen du skickar ifrån, inte bara till exempel namnet på ditt företag. Så “Elin Häggberg på Teknifik” är bättre än bara “Teknifik”.

I maillisttjänster som Mailchimp finns möjligheten att registrera för- och efternamn tillsammans med mailadressen när personer väljer att skriva upp sig. Sedan när du skickar kan du se till att mailet skickas med namnet som mottagare, vilket hjälper mailprogrammet att se att du har tillåtelse att skicka ut mailet.

Det är även därför många nyhetsbrev använder en funktion för att lägga in ditt namn i rubriken “Hej Elin”.

Välj en relevant rubrik

Se till att rubriken stämmer överens med innehållet och undvik ord eller fraser som kan verka “spammiga”. Skriv hellre: “Nytt inlägg och tankar om sommaren” istället för “Tipsen inför sommaren du inte vill missa”.

Om rubriken på mailet är för mycket klickbete och innehållet inte överensstämmer med det som utlovats kan det ge negativa reaktioner från mottagarna. Vilket kan resultera i att mailet hamnar i skräppostkorgen.

Se över din mailsignatur

Många väljer att ha HTML-kodade mailsignaturer, logotyper och massvis med loggor/bilder. Det kan se snyggt och häftigt ut men riskerar att stoppa dina mail i spamfiltret.

Om du till exempel bara skickar ett kort mail så kan mängden HTML-formaterad text bli större än text i mailet vilket är en trigger. Om HTML-koden är skriven på ett felaktigt sätt kan även detta sätta stopp.

Var försiktig när du kopierar och klistrar in text till ditt mail

Ofta när vi kopierar och klistrar in text i mail så tar vi med formateringen också. Det vill säga textstorlek, färg, typsnitt och även dolda koder som säger om texten är en rubrik, brödtext, länk eller punktlista.

Detta kan bidra till att dina mail hamnar i spamfiltret!

Så när du klistrar in högerklicka och välj “klistra in och matcha formatering”, då klistras bara texten in och anpassar sig till formateringen du redan har i mailet. På Mac kan du använda kortkommandot shift-alt-cmd-V.

I vissa program kan du klicka i ett alternativ för att “klistra in ren text” eller markera den inklistrade texten och välja “radera formatering”.

Rensa ut maillistan från inaktiva eller ointresserade mottagare

Om du har en maillista du använt länge så kan vissa mailadresser blivit inaktiva eller helt slutat öppna dina mail. Tjänster för mailutskick brukar kunna flagga sådana här adresser så att du kan ta bort dem från listan.

Många inaktiva adresser på en maillista är nämligen en trigger som spamfilter kan reagera på. Så se till att bara maila personer som vill ha dina mail och som öppnar dem.

Lycka till med mailandet! #teammaila för evigt 👊

Om du gillade det här inlägget så får du gärna visa det genom att klicka på hjärtat, så jag vet vad jag ska göra mer av!

10
(Visited 930 times, 1 visits today)

13 kommentarer

  1. Stella 17 april, 2019 at 09:08

    Wow vilket bra och matnyttigt inlägg, speciellt för mig som försöker bygga just min maillista.. tack!

    Reply
    1. Elin Häggberg // Teknifik 17 april, 2019 at 09:20

      Vad kul att det landade så bra i tiden! Jättekul att du bygger på din lista, det är SÅ bra och värdefullt att ha!

      Reply
  2. Ann Pettersson 11 maj, 2019 at 04:00

    Tack för matnyttiga tips! Vi haren nystartad förening som främjar kreativa kvinnor och transpersoner och jag har haft stora problem med att nå fram till mina 145 registrerade medlemmar genom massutskick. Jag har ingen tidigare erfarenhet. Jag har kollat på mxtoolbox.com och andra ställen och vi verkar åtminstone inte vara svartlistade…puh!
    Om jag följer dessa råd i framtiden, borde det ordna sig då? Eller kan vi liksom vara “flaggade” ändå, trots ingen svartlistning?
    Kanske är det så att om jag en gång blockats helt eller hamnat i spamfoldern hos en mottagare så kommer jag stämplas som spam i framtiden också? Förlåt om jag inte förklarar detta så bra, jag är helt ny på detta, haha! Kan jag alltså vara flaggad hos en mottagare? Vi har en FB grupp och där har jag bett alla lägga till adressen i sina kontaktlistor men det är svårt att nå fram till alla.

    Vi brinner för att uppmuntra all kreativitet, nyfikenhet och passioner hos våra medlemmar. Det vore en dröm att boka dig som föreläsare i framtiden när vi har ekonomisk möjlighet! Stort tack för ditt informativa inlägg, jag vore mycket tacksam om du kunde ge mig råd enligt spörsmålen ovan!

    Mvh
    Elisabet

    Reply
    1. Elin Häggberg // Teknifik 11 maj, 2019 at 11:27

      Hej! Om de ni skickar ut till lägger till som kontakt borde ni inte hamna i spam. Använder du en mailtjänst eller skickar du vara direkt med alla mottagare i ”till”-rutan? Jag skulle rekommendera att använda Mailchimp eller Tiny letter för att skicka ut mailen om ni inte ha någon tjänst för det. De gör olika åtgärder för att försöka undvika att hamna i spam.

      Men eftersom du skriver att ni har svårt att nå ut via mail så gissar jag att du använder en tjänst där du ser öppningsgrad på mailen? Så du vet att det är spam-filtret som är problemet och inte något annat?

      Vad kul att ni vill uppmuntra era medlemmar till så bra grejer. Det vore ju jättekul om det gick att få till en föreläsning någon gång i framtiden. Vi håller tummarna!

      Reply
      1. Elisabet 18 maj, 2019 at 00:51

        Oj, haha… Jag är så pass oinformerad att det är många ord du använder som jag inte förstår…XD Men jag ska försöka svara.
        Jag har ett mailkonto på One.com som jag skickar från. Jag lägger till alla mottagare i Bcc rutan och skriver min egen email i Till rutan. Man måste göra så pga nya GDPR, mottagarna får inte se varandras adresser. Jag har hört att man inte ska lämna Till rutan tom.

        Jag kan inte se öppningsgraden på mejlen, vad finns det för sådana tjänster? Jag vet att vissa inte kommer fram på grund av information från medlemmar som inte fått mejlen. Jag misstänker det också pga oväntat låg respons på utskick.

        Tjänsterna du nämner, är de dyra?

        Tack så mycket för svar!

        Reply
        1. Elin Häggberg // Teknifik 18 maj, 2019 at 10:42

          Jag förstår! Jättebra att du använder bcc, precis som du säger viktigt utifrån GDPR.

          Jag skulle i så fall rekommendera att du kollar in Mailchimp eller kanske ännu hellre deras förenklade tjänst Tiny letter. Det är helt gratis upp till 2000 prenumeranter och du får statistik på hur många som öppnar mm. Kan vara skönt så du slipper undra…

          Kanske värt att prova iallafall! Om du inte gillar det kan du ju alltid gå tillbaka till ditt gamla sätt.

          Lycka till!

          Reply
          1. Elisabet 21 maj, 2019 at 20:44

            Fantastiskt! En sådan gratistjänst skulle underlätta enormt! Stort Tack för din hjälp Elin!

          2. Elisabet 21 maj, 2019 at 21:32

            Nu har jag kikat lite, fantastiska verktyg!

            En fråga: för att använda Mailchimp eller Tiny letter, måste jag då först få mina medlemmar att “subscribe” på mina nyhetsbrev? Kort sagt så måste jag kontakta alla och de måste välja “subscribe” för att tjänster som att ‘se öppningsgrad’ ska fungera, eller?

          3. Elin Häggberg // Teknifik 21 maj, 2019 at 22:50

            Om personerna redan fått välja själva att de vill vara med på din maillista så kan du lägga in dem själv i din maillista och börja maila.

  3. Ann Pettersson 11 maj, 2019 at 04:08

    En fråga till: Om jag skriver hela texten i samma textstorlek men har vissa ord fetade, skulle det ge högre spam poäng?
    Tack igen!
    mvh
    Elisabet

    Reply
    1. Elin Häggberg // Teknifik 11 maj, 2019 at 11:28

      Det borde inte ha någon större inverkan! Självklart ska man kunna använda fet stil i normal användning utan att gå direkt till spam. Man ska inte överanvända bara 🙂

      Reply
  4. Britt 11 oktober, 2019 at 15:05

    Vi har ett företag där vi svarar våra kunder via mail från vår hemsida . Nu plötsligt hamnar våra svar till nästan alla kunder i deras skräpkorg. Många kollar ju inte där utan de tror att vi är slöa som inte svarar och vi förlorar kunde på detta. Jag är förtvivlad och vet inte vad jag skall göra.
    Jag har kollat och vårt mail har blivit listat som spam på backscatter.org

    Reply
    1. Elin Häggberg // Teknifik 12 oktober, 2019 at 15:06

      Vad tråkigt! Jag tror det enklaste vore att byta till en annan mailadress kanske? Som inte är blockad. Och se till att mailen ni skickar inte innehåller några av ”spam-markörerna” jag listade i inlägget. Kolla annars med er webhost om de kanske har någon idé som kan hjälpa?

      Reply

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *