Att planera och organisera sin tid som frilans

Jag är ganska bra på att organisera och planera, det är helt enkelt något som faller sig rätt naturligt för mig. Framförallt så älskar jag att skriva listor och hitta på system. Men ändå så har jag en tendens att tappa mina rutiner vilket snabbt skapar mycket stress.

När du är frilansare och jobbar på många projekt samtidigt

Det stora problemet som frilansare och egen företagare upplever jag är att man alltid har många olika projekt, i  olika storlekar, på gång samtidigt. Utöver betalda uppdrag från kunder så har man ju oftast egna kanaler och projekt man också behöver hinna jobba på.

Så hur ser man till att man hela tiden är på banan med sina projekt, håller sina deadlines och inte stressar med allt i sista minuten?

Jag har provat många olika system och varianter som jag tänkte gå igenom nu. Både för- och nackdelarna med de olika. Det är också system som jag på olika sätt förändrat eller förkastat över tid. Den här veckan började jag känna ett STORT behov av att utvärdera och omvärdera mina olika system p.g.a ett stort och krävande projekt jag kommer jobba med från och med nu och under våren (ska berätta mer snart lovar!).

I torsdags så fick jag upp en otroligt välriktad reklam på Instagram från utbildningssajten CreativeLive. Det var en kurs med illustratören Lisa Congdon med namnet ”Workflow, time management, and productivity for Creatives”. Jag plöjde den under torsdagen under frukost, lunch och eftermiddagen och det var precis vad jag behövde. Kursen kostade $19 vilket var mycket prisvärt tycker jag.

Metoden som Lisa lärde ut var väldigt lik de olika system som jag landat i på egen hand men det var några bra komplement som jag gillade och bestämt mig för att testa.

Det du behöver ha någon form av system eller metod för som frilansare

• Hålla koll på och planera alla de olika projekten du har igång just nu och framåt.
• Planera din tid, både på lång sikt och för dagen.
• Se till att du jobbar effektivt, använder din tid väl och får saker gjort.
• Hålla dina deadlines.
• Undvika stress genom att prioritera uppgifter så allting blir klart i tid.
• Balansera betalda uppdrag med administration, möten, events och dina egna projekt som blogg, sociala medier, youtube m.m.

System jag använt hittills

Så först tänkte jag bara berätta lite olika varianter jag kört med hittills och vad som hänt med dem. De här är ju inte fullständiga system utan lite olika varianter jag använt i kombination med varandra för att försöka täcka in några av punkterna där ovan.

Jag använder ALLTID Google Calendar för att hålla koll på alla möten och händelser. Så fort något är inbokat lägger jag in det där. Så den kalendern är den som gäller för allt sådant – även om jag använder kalendervarianter även i min bullet journal på och Trello.

Bullet journal

När jag upptäckte bullet journaling så blev jag SÅ frälst. Jag var smått besatt. Jag fixade fina sidor och skrev ut en journal på några månader. Från början följde jag systemet helt enligt metoden med årsöversikt, månad- och vecka och sen en att göra-lista per dag.

Så småningom så blev min bullet journal enklare och enklare. Jag slutade göra månadsöversikterna. Jag slutade fylla i alla mina trackers. Jag använder fortfarande min bullet journal men hur jag använder den har helt förändrats. Nu har jag mest fokus på veckor och dagar.

Fördelar

Om du gillar att använda penna och papper (som jag!) så bullet journal ett kanonbra sätt att hela tiden ha lite kreativitet i sitt liv.

Om du gillar att skriva listor och har problem med att hålla reda på VAR dina listor är så är det jättebra eftersom du skriver ALLT i samma bok. Dagboksanteckningar, saker du vill komma ihåg, idéer, saker du vill hålla koll på osv. Jag har tidigare haft 1020340 st påbörjade notebooks med några sidor skrivna i varje. Nu mer skriver jag allt i samma vilket gör att jag faktiskt skriver ut dem.

En annan stor fördel med bullet journal-systemet är ju att det är flexibelt och att du enkelt kan anpassa och ändra ditt upplägg utifrån dina behov i stunden. Det är vad jag har gjort och det är därför jag fortfarande använde min bullet journal!

Nackdelar

För mig är nackdelen att om jag ska köra hela systemet enligt bullet journal-metoden så kräver det att man lägger tid på det, vilket jag inte alltid gör. Eftersom jag jobbar på många olika projekt samtidigt så kan det också bli lite klurigt tycker jag att ha en fullständig, alltid uppdaterad översikt över projekten och hur de ligger till.

Jag har inte heller alltid min bullet journal med mig. Vilket gör att jag ändå börjar skriva listor i mobilen eller på datorn.

Du kan inte heller ”backa upp” din bullet journal i molnet vilket gör systemet lite sårbart. Tappar du bort din bok och har precis allt i den så ja… ni fattar.

Om du har projekt du samarbetar med andra på så är det också svårt eftersom det är bara är du som kan jobba i just din bullet journal.

Trello

Trello är en fantastisk tjänst och app för att planera projekt. Senast när jag hade väldigt mycket att göra så körde jag igång ett Trello-system. Jag organiserade det så här:

Varje lista symboliserar här var i processen olika uppgifter befinner sig.

Varje kort är en uppgift i ett projekt eller ett mindre projekt. På varje kort kan du göra checklistor för att bryta ned uppgifterna ytterligare så du ser hur du ligger till. Du kan även lägga in anteckningar och kommentarer på just den uppgiften.

Etiketterna (färgerna) symboliserar hur prioriterad uppgiften är. Där grön är något som inte är kritiskt just nu, gul är något som börjar bli lite kritiskt och rött är det som måste prioriteras.

Du kan sätta deadlines på varje kort som du klickar på när uppgiften är avklarad (då blir den grön). Genom att aktivera kalender-modulen så kan du också klicka över till en kalender-vy för att se alla kommande deadlines.

Fördelar

Den stora fördelen med det här systemet är att det är väldigt smidigt att använda, det är tydligt och du har både detalj och översikt. Du kan enkelt klicka och dra korten både i list-vyn och kalender-vyn. Korten kan innehålla mycket information och genom att färgkoordinera är det lätt att prioritera när du har många olika projekt igång samtidigt.

Trello kan användas i webbläsaren eller i appen i mobilen/plattan vilket gör att du enkelt kan ha alla dina listor med dig hela tiden. Allt är ju också internetbaserat så du inte kan tappa bort det.

Det är superenkelt att samarbeta med andra på projekt då du kan bjuda in dessa till att dela dina projekt, du kan tilldela kort till olika personer osv.

På det stora hela är Trello awesome och något jag älskar att använda!

Nackdelar

För mig så har nackdelen med Trello varit att jag byggt rätt så komplicerade system tillslut vilket gör att de kräver att man jobbar med dem varje dag. Men när jag inte har lika mycket att hålla koll på har jag haft en tendens att sluta använda systemet.

Trello är ju en digital tjänst som inte är fullt lika flexibel som när du gör ett helt eget system. Du är i någon mån lite begränsad av funktionaliteten och principerna som finns i tjänsten, helt enkelt.

Jag har också haft lite svårt att använda Trello både för att hålla koll på enskilda uppgifter inom ett större projekt och samtidigt hålla koll på hela det stora projektet i sig. Det har gjort att visa större projekt fått egna boards och det har blivit lite… komplext och rörigt.

Egentligen skulle jag nog absolut kunna fortsätta använda det här systemet nu också men i nuläget testar jag en annan modell.

Listor i Notes-appen eller Google Keep

När jag inte riktigt känt behovet av mitt Trello-system (eller bara tappat det och inte orkat plocka upp igen) och samtidigt inte haft min bullet journal nära till hands så har jag börjat skriva listor i Notes-appen på mobilen eller i Google Keep-appen.

Jag la upp det så att jag hade en lista med underrubrikerna:

• Idag
• Vecka
• Fakturor
• Framåt
• Klart

Fördelar

Supertillgängligt, minimalistiskt och digitalt. Båda dessa synkar över dina enheter så du kan använda listorna i datorn eller mobilen. Du har dem alltid med dig. Det går snabbt och smidigt.

Nackdelar

Det funkar bra för ”att göra”-listor men du får ingen tydlig översikt. För att flytta punkterna måste du klippa och klistra vilket är lite stolpigt. Väldigt begränsat och utan några mer avancerade funktioner.

Jag övervägde att testa någon mer avancerad list-app typ Wunderlist, som jag vet att mååånga frilansare älskar, men insåg att systemet inte var hållbart för mig i längden och att jag nog istället skulle göra en total utvärdering och tänka om.

Det jag testar nu: workflow-dokument, enkel bullet journal-variant och ”time-blocking”

Så nu till metoden jag lärde mig i onlinekursen med Lisa Congdon, som på många sätt som sagt påminner om hur jag jobbat tidigare. Det här är alltså vad jag kommer testa nu för att försöka få ordning på helheten.

Workflow-dokument – ett spreadsheet i Google Docs som samlar alla projekt

För att ha en tydlig översikt över alla olika projekt jag har igång, både egna och uppdrag, har jag nu testat att göra ett exceldokument i Google docs utifrån Lisa Congdons modell. Jag tänker inte lägga upp en bild utan om ni vill se exakt hur hennes ser ut är det bättre att ni går kursen – vill inte sno någon annas material liksom.

Syfte

Syftet med det här dokumentet är att få en tydlig översikt över alla projekt som är i gång för stunden, prioritera efter storlek och med deadlines inskrivna så man alltid vet att man är på banan med allt.

Upplägg

Där har du kolumner som projektnamn, datum antaget/påbörjat, beskrivning, kontaktperson och fas/deadlines.

Projekten organiseras under tre huvudrubriker: stora projekt (sträcker sig över ett år eller flera månader), mellanstora (två dagar till en vecka), små projekt (enstaka uppgifter eller något som tar några timmar).

I mitt workflow-dokument lägger jag in

• Stora projekt som till exempel att jag ska göra en ny strategi för min Youtube-kanal. Det är ett eget projekt så jag måste sätta mina egna deadlines
• Mellanstora projekt som mina poddavsnitt som tar flera dagar per avsnitt att färdigställa. Jag har som regel 4-5 avsnitt igång i planering och produktion samtidigt. Även nya föreläsningar jag ska ta fram hamnar i denna kategori.
• Små projekt är föreläsningar som jag hållit innan som jag ska hålla igen. Intervjuer jag ska göra och liknande.

Jag lägger inte in

• Sådant som ska göras varje vecka som admin, bokföring, blogga, sociala medier
• Uppgifter som att ringa ett samtal eller svara på ett mail

Att göra-listor i min bullet journal

Här kommer jag fortsätta ungefär som jag gjort innan då jag redan landat i en liknande variant som Lisa Congdons på egen hand.

Syfte

Se till att du vet vad du ska göra varje dag när du vaknar på morgonen. Bättre struktur och koll. Du slipper stressa för att du är rädd att glömma något viktigt du ska göra.

Lista: Att göra i veckan

Inför varje vecka gör jag en lista på alla saker som måste bli gjorda under den veckan. Genom att kolla på sitt workflow-dokument ser man vilka av projekten som behöver jobbas på under veckan.

Om någon av uppgifterna har en deadline så skriver jag denna bredvid uppgiften och ringar in.

Jag brukar göra en egen rubrik: ”Bloggen” där jag skriver blogginlägg planerade för veckan.

Det funkar bäst för mig att skriva denna lista på fredag eftermiddag eller under helgen så jag inte stressar hela helgen över allt jag ”inte får glömma” till nästa vecka. Eller att jag är stressad för att jag inte vet vad jag ska göra riktigt kommande vecka. Lisa Congdon rekommenderar samma sak!

Lista: Att göra för varje dag

Varje dag brukar jag skriva mina uppgifter och vad jag ska jobba med. Då plockar jag från vecko-listan så jag vet att allt där blir gjort i tid.

Har jag några möten eller inplanerade events skriver jag även in dessa. Tid för att blogga, spela in youtube-videos eller annat som jag vill ta tid till planeras också in här.

Jag brukar behöva en helsida per dag men det är en personlig preferens. Jag vill kunna skriva in t.ex. en kort notering om dagsformen, vädret eller om jag blir kontaktad om något så skriver jag oftast det på den dagen.

Jag brukade innan göra den här listan på morgonen eller eftermiddagen innan. Men enligt Lisa Congdons rekommendation testar jag nu att skriva två dagar i förväg. Så på fredagen skriver jag först veckolistan och sedan planerar jag in måndag och tisdag. Jag vill inte planera hela veckan eftersom planer kan ändras snabbt och jag inte vill behöva hålla på och stryka och skriva nya listor.

Listorna fylls på allt eftersom.

Ny: Blandad braindump/idésida per månad

För att inte tappa bort saker som jag kommer på som är mer allmänna typ: ”kolla upp X” eller ”köp X” så har jag gjort en allmän sida där jag kan fånga upp alla sådana där osorterade punkter när helst de dyker upp.

Så fort en tanke eller idé dyker upp bläddrar jag bara till den sidan och skriver in den så jag kan fortsätta med det jag höll på med.

När jag planerar min vecka eller mina dagar kan jag bläddra till den sidan och se om jag ska plocka upp något därifrån.

Time-blocking: jobba med allt och planera din tid effektivt

Det här är en av sakerna som jag blev påmind om från Lisa Congdon-kursen som jag gjort tidigare men tappat på senaste tid. Så nu känner jag mig så motiverad att sätta detta i system och verkligen hålla mig till det. Wish me luck!

Syfte

Planera sin tid så att arbetstiden används effektivt. Se till att man jobbar på alla projekt hela tiden så det rör sig framåt. Undvika att inte bli distraherad, hamna i o-effektiv multitasking eller prokrastinering. Undvika stress relaterad till att man gör saker hela tiden men inte känner att man får något gjort.

Slippa känna sig stressad över kommande vecka eller dagar utifrån att man inte vet vad man ska göra men att man samtidigt vet att man har MASSOR man behöver få gjort.

För egen del så tror jag det här varit en mycket viktig pusselbit som jag tappat helt på senaste tiden. Vilket resulterat i stress och frustration. Jag håller mina deadlines men oftast blir något lidande, som bloggen eller admin, eftersom det blir sånt jag ”gör om jag hinner” vilket oftast blir… aldrig.

Men nu är det nya tider!

Avsätt tid för allt på din dag-lista

När jag skriver min ”att göra” för kommande två dagar så gör jag det lite som ett schema istället för bara som en rak lista.

Så:

• Redigera avsnitt X av podd (8.30-9.30 1h)
• 5 min paus
• Fortsätta avsnitt X (9.35-10.30 55 min)
• 10 min paus
• Blogga (10.40-12.00 1.20 h)
• Lunch 12.00-13.00

Ni fattar grejen. Det här kanske är en total no-brainer för många men jag har en tendens att tro att jag kan jobba effektivt med saker men sen börjar min hjärna tänka på massa olika saker jag ”inte får glömma” eller ”borde fixa lite snabbt” och så går hela dagarna i ett popcorn-tempo och i slutänden så hann jag bara 1/3 av att göra-listan och blir ledsen och frustrerad.

Genom att se till att avsätta tid för allting du behöver få gjort så fokuserar du mer på tiden du ska fokusera än själva uppgiften, blir bättre på att lära dig hur lång tid olika saker tar och kan se till att allting blir gjort.

Jag lägger också in en halv till en timmes ”catch up”-tid i slutet på varje dag (oplanerad tid), enligt Lisa Congdons rekommendation. På så vis kan man välja lite i slutet på dagen alternativt plocka upp något som inte blev klart under sin utsatta tid. Det som man inte hinner med flyttar man till en kommande dag-lista och planerar in tid för där.

⭐️

Sammanfattning

Så i nuläget kommer jag köra med det här excel-dokumetet där jag samlar alla projekt och sätter deadlines, min bullet journal för veckoplanering och dagsplanering och så ska jag bli mer noggrann med att faktiskt lägga schema för dagarna.

Jag kan tänka mig att många av er som jobbar med något kreativt eller frilansar har utvecklat liknande metoder. Men det är också lätt att köra på något ett tag och sen tappa för att systemet inte riktigt funkar fullt ut.

Det är ju också en liten resa man gör där man får prova, anpassa och flexa systemen för att hitta vad som funkar bäst för en själv.

Jag känner mig superglad iallafall att jag la tid i torsdags på att omvärdera, utveckla och återinföra lite planering och strukturering i min vardag. Nu ska jag bara hålla mig till det också!